הנהלת חשבונות היא זו האחראית על כל המעקב אחר התנועות הכספיות של העסק. היא זו שבודקת את ההכנסות ואת ההוצאות, ויוצרת את הדו"חות הכספיים עבור העסק. עם דו"חות אלה יכול בעל העסק להבין מה מצבו הכלכלי, לדעת כיצד לתפעל את העסק בהווה, ולהכין תוכניות כלכליות לעתיד. הנהלת חשבונות טובה אמורה להיות מודעת כל העת למצבו של העסק, ולדעת לנתח את המצב בכל סיטואציה שהיא.
בחירת מנהל חשבונות בצורה נכונה צריכה להימדד על פי קריטריונים עיקריים, אישיותיים ומקצועיים. מבחינה אישיותית- מנהל החשבונות צריך להיות אדם אמין שניתן לסמוך עליו, שכן הוא מתעסק בדו"חות כספיים אשר כל שינוי בהם עלול ליצור לא רק בעיה מבחינת כלכלית, אלא גם בעיה פלילית. מובן שמנהל חשבונות חייב להיות אדם סבלני, בעל משמעת ומוסר עבודה גבוה, אשר מסוגל לנתח נתונים כספיים ולהציג תוכניות כלכליות ברורות ומפורשות.
מבחינה מקצועית- מנהל חשבונות צריך להיות בעל תעודה המסמיכה אותו לעסוק בתחום, מומלץ שתהיה זו תעודה מדרגה 2 לפחות. הוא צריך להיות מנוסה בעבודה עם חישובי שכר, דו"חות כספיים, מאזנים, הכרת קופות, עבודה מול ספקים, הכרת התחום מהצד הבנקאי ומצד רשויות המס, לדעת להתאים צ'קים, הכרת חוקי העבודה וחוקי המס, וכמובן- יכולת עבודה עם מחשב, על שלל תכונותיו ותכנותיו העוסקות בתחום של ניהול חשבונות.
הגורם הנוסף שעל בעל העסק לקחת בחשבון הוא באיזה הנהלת חשבונות הוא מעוניין. בעסקים קטנים, המעסיקים מעט עובדים, יכול בעל העסק בעצמו להיות גם מנהל החשבונות, כמובן- בייעוץ רואה חשבון או הנהלת חשבונות מוסמכת. במידה ומדובר בעסק גדול- הוא יכול לשכור הנהלת חשבונות חיצונית אשר תעשה עבורו את החשבונות, או להקים בעסק מחלקה של הנהלת חשבונות אשר תשב בו ותפעל כחלק אינטגראלי של העסק. כמובן שאפשרות זאת תמיד עדיפה, שכן הקשר הוא יותר ישיר, ובכל מקרה של בעיה היכולת של המחלקה לטפל בה היא מהירה יותר מאשר חברה חיצונית המטפלת במספר עסקים.
הנהלת חשבונות היא חלק מהותי של כל עסק וחברה. כאשר הנהלת חשבונות עובדת טוב- העסק יכול לתכנן את עתידו הכלכלי בבהירות, בלי בעיות משפטיות, כספיות, ובידיעה ברורה אלו כלים עומדים לרשותו. כאשר הנהלת חשבונות הפועלת בצורה חלקית או לא טובה יכולה לפגום בעבודת העסק, ואף להרוס אותו. על כן, כאשר בוחרים מנהל חשבונות יש לעשות זאת בצורה מדוקדקת ויסודית.