הנהלת חשבונות הינו התחום שלמעשה מפעיל את העסק מבחינה כלכלית. עסק יכול לפעול נהדר בכל תחום שהוא, בייצור, בשירות או בעבודה אל מול ספקים, אך אם הוא לא עובד נכון מבחינה הנהלת חשבונות- הוא לא יצליח לעמוד ביעדים שלו לאורך זמן, ועם הזמן הוא ידעך. זאת מפני שעבודה לא נכונה מבחינת ניהול החשבונות של העסק היא עבודה לא נכונה מבחינה כלכלית, מה שיפחית את הרווחים או יביא לניצול לא נכון שלהם.
מהי בדיוק הנהלת חשבונות? בכל עסק,חברה או ארגון, ולא משנה אם הוא למטרות רווח או לא, מתבצעת פעילות כלכלית- תנועות כספיות של הוצאה והכנסה. החשבונות מבטאים למעשה את התנועות האלו, את התשלומים השונים לגורמים השונים, את הרווחים הנכנסים, את הכסף המצטבר ואת הכסף המשולם או אמור להיות משולם בעתיד. החשבונות מבטאים, בעצם, את הערך הכלכלי של העסק או הארגון, רק על פי משתנה כספי, וללא משתנים של נדל"ן, פיתוח מוצר וכדומה.
הנהלת החשבונות מבצעת רישום מדויק של כל החשבונות הקיימים, של כל הפעילות החשבונאית- הכנסות והוצאות, קניות ומכירות, ותקצוב העסק או הארגון. הרישום מתבצע לפי ערכים כספיים, כאלה שניתן לאמוד באופן כמותי ברור ומוחלט. הרישום מתבצע בדו"חות שהנהלת החשבונות מכינה, דו"ח מאזן (חודשי, חצי שנתי או שנתי), ובדו"ח הפסד ורווח.
הרישום של הנהלת החשבונות צריך להיות מדויק, מפורט וברור. דו"חות אלה אמורים לעזור לתכנן את העתיד הכלכלי של העסק, לנתח את מצבו ולמדוד עד כמה טוב או רע מצבו בעת הגשת הדו"ח. בנוסף לכך ישנה חשיבות עצומה בקיום הדו"ח וברישומו הנכון, שכן דו"חות אלו מוכרים לצורכי מס, מסחר ובורסה. לכן רישום הדו"חות חייב להיעשות באופן מקצועי, ואסור שייפלו בו פגמים וטעויות. טעויות שכאלה עלולות לא רק לפגוע בעסק מבחינה כלכלית, אלא גם להיות בעלי היבטים פליליים.
חשיבותה של הנהלת החשבונות מצריכה כל עסק, חברה או ארגון להעסיק אדם בעל ניסיון וידע מקצועי רחב בתחום. מאחר ומדובר בחלק משמעותי בעסק, אשר בלעדיו לא ניתן להפעיל אותו לאורך זמן בצורה יעילה או בכלל, הרי שמי שמתעסק בו חייב להיות מעורה כל הזמן בנעשה בעסק, ולדעת לתאם ולנתח בהקשר הרחב בין הדברים הנעשים למצב העסק מבחינה כספית. בלעדי זה, קשה מאד יהיה להפעיל את העסק לאורך זמן,וכמעט בלתי אפשרי יהיה לבנות אותו לטווח הארוך.