בחירת חברת קייטרינג הינה תהליך שתלוי בסוג אירוע אותו אתם עורכים ובסוג הקהל שאמור להשתתף באירוע. עליכם להחליט איזה מזון אתם רוצים שיוגש באירוע וכיצד הוא יוגש. לשם כך חשוב שתחליטו איזה תקציב עומד לרשותכם ואיזה חלק ממנו אתם מקציבים לקייטרינג. בדרך כלל מוקדש לקייטרינג חלק נכבד מהתקציב.
כיום מקובל שחברות קייטרינג רבות עוזרות לכם בתכנון החלק הקולינארי של האירוע מהצד שלהם מהרגע הראשון. הן עוזרות לכם לבנות תפריט שיתאים לכם ולקהל שישתתף באירוע, כך שיותאם הן לטעמכם האישי והן לטעם הקהל. רצוי, על מנת שהקהל ייהנה באירוע, שיהיה זה תפריט מגוון, מותאם לאוהבי סגנונות שונים (בשרי/חלבי/צמחוני). ישנן חברות המתמחות בסוג אוכל מסוים, כך שאם בניתם אירוע מסוג או בעל רעיון מסוים רצוי שתבחרו בחברה המתמחה באוכל מסוג דומה.
חברת הקייטרינג תעזור לכם גם לעצב את המקום באופן שיתאים לאופי האירוע, כך שתהיה הפרדה בין אזור האוכל לבין שאר האזורים במקום בו אתם עורכים את האירוע. לשם כך חברות יכולות להציע לכם סגנון הגשה של ברים מפוזרים באולם או בהגשה של מלצרים. בנוסף לאזור השולחנות, חברות הקייטרינג יוצרות גם פינות קפה ואזורי בר. הכול תלוי כמובן בסגנון האירוח שאתם מעוניינים לתת.
כמו כן יציעו לכם חברות קייטרינג שירותים נוספים של עיצובי שולחן:היא תביא מפות ומפיות בצבע דומה ולא פעם אף סידורי פרחים. בקשו שהעיצוב יתאים לעיצוב האירוע ולרוח האירוע.
מנות הארוחה נקבעות על ידי החברה, כאשר יש מחיר מוסכם לארוחה, וההזמנה היא על פי כמות האורחים שבאים לאירוע. אך חברות רבות נותנות שירותי טעימות חינם, לפני האירוע. רצוי להשתמש בשירות זה על מנת להכיר את הארוחות שיוגשו באירוע ואת טיבן.
בדרך כלל נהוג שהארוחה כוללת מנות ראשונות של קבלת פנים (מנות טאפס), המוגשות על ידי מלצרים במגשים או במזנון, לאחר מכן המנות הראשונות של הארוחה, הכוללות בדרך כלל סלטים ואנטיפסטי, מנות עיקריות שונות וקינוחים. על מנת שהאירוע יצליח, חשוב שהארוחה תהיה שילוב של ריחות וצבעים. וכל מגוון תמיד יאפשר לקהל האורחים ליהנות יותר.
כאשר בוחרים חברת קייטרינג יש לבדוק האם השף הוא בעלי החברה, כך תהיו בטוחים שלא יקרה מצב שהשף יתחלף לפני האירוע שלכם.בדקו את רמת השירות של המלצרים, אדיבותם ויכולתם על פי אירועים קודמים.
יש לציין שגודל החברה לא קובע את איכותה. תיתכן חברה גדולה עם אוכל תעשייתי, ולעומת זאת חברה קטנה עם אוכל מיוחד וביתי. כמובן שהניסיון וההכשרה של החברה, חשובים מאוד לשקט הנפשי שלכם.
במידה והאירוע שלכם נמשך זמן רב, מוטב שלא תקבעו שעת סיום לקייטרינג, זאת על מנת שלא יהיה מצב שהאורחים יישארו, והקייטרינג יעזוב.
זכרו, זהו האירוע שלכם, לכן אל תהססו לשאול שאלות, להעיר הערות, ולהיות אלו שקובעים, מה יוגש ומתי. בסופו של דבר, ההנאה של קהל האורחים היא על אחריותכם.