כאשר בוחרים מפיק אירועים יש לברר תחילה מה הניסיון שלו . קבלו המלצות מחברים, בחנו את תיק העבודות שלו, היפגשו עם אנשים שהוא עבד עמם, זאת על מנת להכיר את דרכי העבודה שלו, היכולת שלו והאמינות שלו . כל מפיק אירועים שתשכרו צריך להיות מתאים לאירוע אותו אתם רוצים לערוך . ישנם מפיקי אירועים אשר יהפכו את האירוע שלכם לסולידי וקטן בעוד אתם רוצים אירוע נוצץ וגדול, ויש מפיקי אירועים שהופכים כל אירוע קטן לאירוע גרנדיוזי ללא צורך .
אחרי שתבחרו מפיק אירועים שיתאים לכם היפגשו עמו באופן אישי, קיימו שיחה בה תסבירו לו מה התוכניות שלכם, למדו דרך השיחה כיצד הוא רואה את האירוע שלכם וכיצד הוא יכול לעזור לכם להרים אירוע שכזה . חשוב לבחון את הצוות של המפיק : לפי גודל הצוות תוכלו לדעת לא פעם מה היכולות של המפיק עצמו . כמובן שתבררו עם אלו ספקים הוא עובד, דבר שיעזור לכם לדעת את כוחו בשוק, ומכאן תדעו גם את טיב האירועים שהוא מפיק .
במידה ומדובר באירוע של החברה - ספרו לו על החברה, על העובדים בה ועל תחום עיסוקה, על מנת שילמד לאיזה כיוון יש להוליך את האירוע . לא פעם הוא יוכל לעזור לכם להתוות כיוון לאירוע לעצמו מעצם ידיעת אופי החברה . אם מדובר בחברה קטנה הרי שרצוי שהאירוע יהיה "משפחתי" יותר, אך אם מדובר בחברה גדולה כמובן שאירוע גדול יהלום אותה יותר .
ישנם מספר סוגי אירועים עסקיים אותם יוכל מפיק האירועים להפיק לכם :
א.אירוע גיבוש- אירוע בו עובדי החברה יוצאים משגרת העבודה ומכירים אחד את השני יותר מחוץ לסביבת העבודה . המפיק ימליץ לכם לעשות זאת בעזרת ארוחה, טיול, או הופעה מיוחדת .
ב.אירוע הטמעת ערכים- אירוע בו מנהלי החברה רוצים להבליט בפני העובדים שלה את ערכי החברה ומטרותיה . זהו אירוע יותר רשמי ופחות חבורתי . מפיק האירועים אמור לעזור לכם לתת לו נופך פחות טקסי ויותר קליל, על מנת שעובדי החברה ייהנו בערב שכזה .
ג.אירוע הכרת תודה- זהו אירוע בו החברה מודה לעובדיה על עבודתם הקשה . מפיק טוב ידאג להפוך ערב זה לערב של הרמת המוטיבציה וגיבוש העובדים סביב ערכי החברה .
ד.אירוע התפתחותי- מדובר באירוע בו החברה שלכם נפגשת עם חברות אחרות לצורך הכרה . המפיק יעזור לכם לשווק את עצמכם דרך האירוע באופן שחברות אחרות יתרשמו מכם יותר .
מפיק האירועים צריך לדעת, בטרם הוא מתחיל להפיק את האירוע, לאיזה כיוון אתם מעוניינים ללכת . הוא צריך לקבל נתונים שונים על החברה, ערכיים ומספריים (תקציב האירוע, כמות האנשים שיבואו, וכדומה) . תפקידו לדאוג שהאולם, הקייטרינג, התפאורה, המוזיקה ושאר הפרטים ישתלבו יחד להפוך את האירוע שלכם לאירוע שיאפיין את החברה שלכם ויציג אותה באור הטוב ביותר . כך שכל האלמנטים באירוע וסביבו ישדרו את מה שהחברה רוצה לשדר .
חשוב שמפיק האירועים יקבל את מלוא האמון שלכם ואת מלוא החופש לעבוד, כך שהאירוע יופק בצורה הטובה ביותר . אתם תוכלו לישון בשקט בידיעה שיש מי שמפיק עבורכם את האירוע, ובינתיים המפיק ידאג להפוך את התוכניות שלכם לממשיות .