בשלב הראשון של החיפושים עליכם למצוא חברה אמינה, יסודית, מקצועית, אשר תוכלו לסמוך עליה בביצוע פרויקט גדול וחשוב זה: חשוב לבחון איזה צי משאיות יש לחברה, האם היא מחזיקה סוכנים או מקיימת קשר עם סוכנות חיצונית במקום אליו אתם עוברים. דבר זה יקל עליכם לשחרר את המטען ולהוביל אותו אל יעדכם החדש.
חברת הובלות רצינית מעסיקה שורה של עמילי מכס, אשר מטפלים בכל ההליך הבירוקראטי של שחרור המטען מן המכס ותשלומים שונים של מס ומכס בנמלי היעד. בטרם תשלחו את מטענכם להובלה יעזור לכם נציג החברה למלא את הטפסים הדרושים לשם כך.
על מנת שתהליך ההובלה יתבצע כראוי צריכה חברת ההובלות להיות אמינה, עם סוכנים מורשים בארץ ובחו"ל, עמילי מכס עם רישיון ונציג אמין ומקצועי, שיטפל בכם בכל זמן המעבר.
חברת ההובלה, תצטרך לספק לכם ארגזים וקופסאות שונות לצורכי אריזה. קופסאות אלו צריכות להיות בגדלים שונים, מרופדות ומתאימות לשמירה על הציוד שתניחו בתוכן. קופסאות אלו ייארזו בתוך מכולות של 20 או 40 קוב, אשר יישלחו בספינה אל היעד שלכם.
נציגי החברה יידרשו להסביר לכם מה לארוז, כיצד ומתי. בעיקרון, חשוב שהם יסבירו לכם מה כדאי לכם לקחת איתכם בטיסה ומה כדאי לשלוח בשילוח ימי, חשוב שיסבירו לכם את הבדלי העלויות, ומה כדאי לכם להשאיר בארץ, על מנת לחסוך בעלויות.
חשוב שהתיאום ביניכם לבין החברה יתבצע זמן רב לפני המועד בו תרצו לבצע את ההובלה. זאת על מנת להספיק להשיג מקום באוניות, ועל מנת שתוכלו לסדר את כול הסידורים הדרושים למעבר. לשם כך חשוב מאוד שלחברת ההובלות יהיו מחסנים בנמלים מהם אתם יוצאים ואליהם אתם מגיעים, זאת על מנת שתוכלו לאחסן בהם את הציוד לפני הוצאתו מן הארץ או כאשר הוא מגיע אל יעדו. חשוב לדעת, שבכל מקרה יהיה טווח זמן מסוים שבו תצטרכו להסתדר ללא מרבית הציוד שלכם, זאת עקב הפרשי ימים בין הגעתכם או יציאתכם לבין הגעת המטען אל יעדו.
כאשר המטען מגיע אל יעדו חברת ההובלה צריכה להעביר אותו בעזרת משאית אל יעדכם, ושם לפרוק אותו ולעזור לכם להרכיב אותו. יש לברר מראש האם החברה מבצעת את כל ההליך, או רק את הליך ההובלה הימי.
בעת ההובלה הימית דאגו שחברת ההובלה תשמור איתכם על קשר ושתעדכן אתכם לגבי מועד הגעת המטען. חשוב שתעדכנו את החברה מתי אתם מגיעים אל היעד החדש, זאת על מנת שהחברה תדע מתי להעביר לכם אותו. בקשו לדעת כל פרט בהליך ההובלה, אם יש עיכובים, כמה זמן זה אמור לקחת. חשוב שהחברה תעדכן אתכם בכל פרט, על מנת שתדעו היכן נמצא המטען שלכם בכל שלב.
חברת ההובלה צריכה להצמיד לכם יועץ מיוחד מטעמה, אשר יעזור לכם לפני ההובלה ובזמן ההובלה. ניתן להתייעץ איתו על אופן ההובלה, אופן האריזה, מועד ההובלה וכדומה. היועץ ידע להסביר לכם הכל על עלויות ההובלה, מסים, מכס, מילוי טפסים, אילו מסמכים עליכם לקחת איתכם ומתי תוכלו לבצע את ההובלה.