מעצב אירוע חוסך לכם למעשה בזמן וכסף, מאחר ובמקום שאתם תרוצו ותבדקו פריטים ותתווכחו עליהם הוא עושה זאת עבורכם. כמו כן מעצב האירוע יהווה עבורכם כתובת אחת שאליה תוכלו לפנות בכל בעיה, במקום שתצטרכו לפנות לעשרות ספקים שונים. העובדה שמדובר באיש מקצוע תעזור לכם להביא איכות לאירוע, ומצד הספקים תקבלו את הטוב ביותר, שכן על מעצבי האירועים יהיה קשה לספקים להערים.
כאשר מזמינים מעצב אירוע חשוב להכיר אותו קודם. להכיר את העבודה שלו, את הניסיון שלו, מומלץ לראות עבודות קודמות שלו ולדבר עם אנשים שהזמינו אותו בעבר. כך תוכלו לדעת עד כמה הוא מעורב, עוזר ומכוון. מעצב האירועים ימנע לא פעם וויכוחים פנימיים ומריבות, מכיוון שהוא יעזור לכם להחליט כאשר תתלבטו. מצד אחד העבודה איתו צריכה להיות בראש פתוח, לתת לו להציג לכם את האופציות השונות ולתת לו שקט תעשייתי על מנת שיוכל לעבוד ולהפיק עבורכם את האירוע הטוב ביותר, אך מצד שני חשוב שתציגו לו שאלות, שתאמרו לו מה רצונכם, ובמה אתם מעוניינים.
המעצב צריך להכיר אתכם, לדעת מה מתאים לכם, על מנת שלא ינסה ליצור עבורכם אירוע שלא עונה לאופי שלכם, או לא מתאים לקהל אותו אתם מזמינים לאירוע.
מעצב האירוע ידאג לריהוט, לעיצוב השולחנות, לסידורי פרחים, לתאורה, לסאונד, ובמידה ותרצו הוא יביא לאירוע אלמנטים שונים שיקשטו את המקום, כגון: אוהלים, לפידים, כריות, כורסאות וכדומה. חשוב שמעצב האירוע יכיר את המקום בו אתם עורכים את האירוע, על מנת שידע כיצד להתאים את האלמנטים והריהוט למקום. חשוב גם שידע את סוג וצבע הלבוש שלכם, במידה ותרצו שאלה יהיו תואמים את מפות ומפיות השולחן וסידורי הפרחים השונים.
ישנם מעצבים המתמחים בסוג אירועים מסוימים. חשוב לבדוק האם המעצב שהזמנתם מכיר את התחום אליו הזמנתם אותו (למשל אם זה אירוע עסקי או חברתי). ישנם מעצבים אשר מתמחים גם בסגנונות שונים של אירועים. למשל, הפקת אירוע בעל גוון עדתי, דתי, אירוע בעל אופי של טבע, נושא מסוים וכדומה. במידה ואינכם מעוניינים באירוע בעל גוון מסוים, חשוב שתיידעו את המעצב שלכם.
תפקיד המעצב איננו נגמר בעיצוב האירוע. תפקידו שהאירוע יתפקד כראוי, מנגינת המוזיקה ברגעים הנכונים, ניקיון המקום, אספקה של המוצרים הנדרשים וסדר וארגון המקום והאירוע.
לכן חשוב שמעצב האירוע יהיה בערב האירוע במקום וישמש לכם כתובת לכל בעיה שהיא.
מאחר ומדובר באירוע שלכם, חשוב שדעתכם תישמע, שמעצב האירוע ייצור עבורכם תוכנית ברורה לאירוע אשר תסכימו איתה. מאחר וביצוע התוכנית לוקח זמן, חשוב שתתנו למעצב זמן ותתנו בו אמון.
מדובר באירוע שלכם, ולא פעם זהו אירוע חד פעמי, לכן חשוב שהאירוע יהיה ראוי ויעבור בלי בעיות. מעצב אירועים ראוי וטוב יעזור לכם להפוך את האירוע שלכם למיוחד עבורכם ועבור הקהל שלכם.