בשלב הראשון עליכם להחליט איזה חלק מתקציב האירוע אתם מקציבים לעיצוב שלו.
לכן חשוב שתדעו באיזה סגנון אתם רוצים שהאירוע יתקיים. על מנת להגשים זאת, חשוב לבדוק מספר מעצבי אירועים, לבחון אירועים שהם ערכו, תיק עבודות, ולא פעם יעזרו לכם גם המלצות מאנשים.
חשוב מאוד שהאירוע יהיה ברוח ובטעם שלכם, לכן הכימיה עם מעצב האירועים היא דבר הכרחי, לשם הגשמת הרעיון שלכם. במידה ואתם בוחרים רעיון מסוים, ספציפי, חשוב שתבהירו זאת באופן המדויק והברור ביותר, ואל תהססו להעיר הערות בעת הכנת האירוע במידה ודבר מסוים לא נראה לכם. במידה ואין לכם רעיון ספציפי לאירוע, אתם יכולים לבקש שהמעצב יעזור לכם להחליט. ישנם מעצבים המתמחים בסוגי טקסים שונים: דתיים, עדתיים, מודרניים, קלאסיים, פשוטים או ראוותנים.
חשוב שמעצב האירוע יכיר את המקום בו אתם מתכוונים לערוך את האירוע, גם אם מדובר בבית שלכם. זאת על מנת שהוא יידע בדיוק כיצד לתכנן את עיצוב המקום. לאחר מכן תוכלו להתחיל בתכנון האירוע.
חשוב שהאירוע יהיה מעוצב כך שהמקום יהיה מרווח מספיק ויתאים לכמות הקהל אותה הזמנתם, חשוב שיהיה מואר, ושתהיה התאמה בין האלמנטים השונים: למשל, שמפות השולחן יתאימו למפיות, חופה שתתאים למקום, וכדומה.
דאגו לעדכן את מעצב האירוע באיזה כלים הייתם רוצים שהוא ישתמש לעיצוב האירוע. למשל: נרות, פרחים, עצי נוי, זרקורים, וכדומה. מעצב האירוע יעשה התאמה של צבעים, התאמה בין הפרחים, ובמידה ותבקשו- אף התאמה בין הלבוש לרקע של המקום.
מעצב האירוע הוא האחראי על סידורי הפרחים השונים, מיקום השולחנות או מיקום הטקס, שילוב התאורה והטכנולוגיה באירוע במידה ויש צורך, ועל הקישוטים השונים. כיום נהוג לשלב בין האלמנטים: דברים שונים כגון: פינות ישיבה מסוגים שונים, לפידים, כרכרות ואפקטים טכנולוגיים שונים.
עליכם לעדכן את מעצב האירוע בלוח הזמנים של האירוע, על מנת שיוכל לארגן את קבלת הפנים, הטקס, ושאר הדברים בהתאם לזמנים העומדים ברשותכם.
מאחר ולא פעם מדובר באירוע החשוב בחייכם, חשוב מאוד שהמעצב ידע את הצרכים שלכם, יעניק תשומת לב מירבית לאירוע שלכם ויספר לכם כיצד הוא רואה את האירוע בטרם הוא מתחיל לעצב אותו בפועל. שהוא צריך להיות קשוב לכם בכל זמן תכנון האירוע והאירוע עצמו כמובן, על מנת להעניק לכם שקט נפשי.
חשוב ביותר שהעיצוב יתאים למזג האוויר, על מנת שזה לא יהרוס לכם את האירוע שלכם...