מהי עבודתו של מפיק אירועים
תפקידו של מפיק אירועים הוא לדאוג שהאירוע אותו אתם רוצים להרים ייצא לפועל בדיוק כפי שאתם מצפים ורוצים. הוא ידאג שכל ספק יגיע בזמן וייתן לנו את השירות הנדרש, שהמקום יהיה מוכן לאירוע, שכל ההזמנות יצאו בזמן לאורחים, שיהיה תיאום בין כל האנשים אשר מפעילים את האירוע, שהאירוע יעמוד בלוח הזמנים, ובסוף הערב תוכלו לרשום לעצמכם שהיה זה אירוע מוצלח.
כיצד אנו בוחרים מפיק אירועים שיתאים לנו
בחירת מפיק אירועים נעשית על פי שלושה מדדים: הראשון- בחירת מפיק המתאים לסוג האירועים שאנו רוצים להרים. שנית- עבודותיו בעבר, צפייה בהן ובחינה האם ישנה התאמה בין האופן שהוא עובד בו לאופן שאנו רוצים שהאירוע יצא לפועל. שלישית- על המפיק להכין תוכנית עבודה, ועליכם לבחון האם היא מתאימה לכם.
כיצד ידע המפיק מה אנו מחפשים
עליכם לדאוג שהמפיק יבין איזה סוג אירוע אתם רוצים שיפיק לכם, כמה אורחים ישתתפו בו, מה לוח הזמנים ואיזה מסר אתם רוצים שהערב יעביר, הן מבחינת התוכן והן מבחינת הדימוי.
מה עלינו לקחת בחשבון כאשר אנו מזמינים מפיק אירועים
ישנם שני דברים שעלינו לקחת בחשבון: ראשית- ישנם מפיקי אירועים שאוהבים אירועים "גדולים" וישנם מפיקים שאוהבים אירועים צנועים, עלינו לבחור מפיק שיתאים לסוג האירוע שאנו מבקשים להרים. שנית- תהליך הפקת אירוע לוקח זמן. אומנם עליכם לדאוג שהמפיק יעבוד רק על האירוע שלכם, אך עליכם לזכור שתהליך ההכנה יכול לקחת זמן רב, ולכן גם השכרת שירותיו של מפיק אירועים צריכה להתבצע במועד שיתאים מבחינת לוח הזמנים של משך עבודתו ומועד האירוע.
האם יש חשיבות למידע שאנו מעניקים למפיק האירוע על החברה שלנו ועל התחום בו אנו עוסקים
מידע זה יכול לעזור לו על מנת להבין טוב יותר מה אתם מחפשים, למה אתם מצפים, מה אתם רוצים שיהיה באירוע ועד כמה הוא חשוב לכם. אך מפיק מקצועי יבין זאת בטרם תלמדו אותו על החברה שלכם.
מי קובע עם אלו ספקים לעבוד
אתם תקבעו מבחינת התקציב עם אלו ספקים אתם מעוניינים לעבוד ועם אלו לא, אך יהיה זה המפיק שיפנה לספקים השונים, בהיכרותו עם התחום, והוא זה שיציע לכם את מי לקחת ומי לא, מתוך הכרה שאתם אלו אשר אחראים על תקציב האירוע. אופציה אחרת היא להעניק לו תקציב, ולהחליט שהוא יהיה זה שיהיה אחראי עליו ושידע את גבולותיו.