מפיקי אירועים הפכו מזמן לפונקציה חשובה ובולטת בכל הקשור לעריכת אירועים אישיים או חברתיים. מאחר והם יודעים טוב יותר כיצד ליצור את הקשרים בין הספקים השונים, לעבוד עם מספר ספקים בו זמנית, ספקים שאינם קשורים לתחום בו רוב האנשים עוסקים, הם גם בעלי קשרים טובים יותר עימהם, שכן הם באים מאותו תחום כמותם. כך קל יותר לערוך אירוע שמפיק אירועים אחראי על עריכתו מאשר להפיק אותו בעצמנו.
הפקת אירועים
הפקת אירועים מתחילה בתכנון שלנו את האירוע. עלינו להחליט מה יהיה התוכן של האירוע, כמה קהל אנו רוצים שיהיה בו ובאיזה אופן אנו רוצים שיתנהל. לאחר מכן עלינו לפגוש מספר מפיקי אירועים, על מנת שיציגו לנו את התוכנית שלהם לעריכת אירוע כפי שאנו רוצים. מבחינתנו, מפיק האירועים שייבחר יהיה זה שיכתוב לנו תוכנית המתאימה לנו, בעלות שהתקציב שלנו יכול לעמוד בה, ושהתוכנית תעשה באופן המקצועי ביותר.
מפיק אירועים בשבילנו
מפיק אירועים מקצועי הוא כזה שמצד אחד דואג להוציא לפועל את רצונות בעלי האירוע, בזמן הנתון לפניו, בתקציב שמיועד לכך, ובצורה הטובה ביותר. מפיק אירועים טוב הוא זה שידאג לעבוד עם מספר ספקים מכל תחום, על מנת שידע לקבל מהם את המחיר הטוב ביותר, וידע לתפעל בין מספק ספקים, כך שהעבודה ביניהם תהיה שוטפת.
על מפיק אירועים לדאוג שהעבודה תתבצע בזמן, ושום שינוי אשר חל בה, אם בגלל דרישות בעלי האירוע או בגלל המלצותיו, לא יפגעו בתכנון האירוע הכולל. מפיק האירועים הוא מי למעשה מזמין את הספקים, דואג לאספקה של כל מה שנדרש באירוע, מתכנן את אופי האירוע לפי לוח הזמנים שיתאים לבעלי האירוע ולפי תכנון מוקדם שבעלי האירוע קובעים.
על מנת שמפיק אירועים יצליח בעבודתו עבורנו עלינו לדאוג, ראשית, שיהיה איש קשר שלנו אליו, כך שכל בעיה וכל שינוי קטן מצידו יתקבל באופן מיידי אצל איש הקשר שלנו, והוא יוכל לטפל בכך בהקדם. שנית, עלינו להעניק לו שקט ולתת בו אמון. בלי שני דברים אלה אנו נתקשה לקבל את עבודתו של מפיק אירועים, והוא יתקשה לעבוד בצורה מסודרת.
ישנם סוגי אירועים שונים אשר דורשים הפקה. תערוכות, ירידים, מיצגים, וגם כנסים ואירועים חברתיים גדולים. עלינו לקחת בחשבון הן את התוכן שאנו מבקשים להעביר באירוע, הן את הקהל והרצונות שלו והן את הגורמים האובייקטיביים של האירוע, כמו זמן ומקום. כל השיקולים האלה אמורים לבוא כחלק מתכנון האירוע, הן מצידנו, והן בתכנון ויישום הפקת האירוע מצד מפיק אירועים.